Event erstellen und bearbeiten

Mit eyepin können Sie für Ihre Events schnell und einfach Websites bzw. Anmeldeseiten erstellen, Ihre Gäste einfach per E-Mail einladen und Ihr Event automatisiert verwalten.

In einem ersten Schritt erstellen Sie Ihre Event-Website. Sobald Sie damit abgeschlossen haben, erstellen Sie die, für Sie passenden Event E-Mails, die Sie versenden wollen: Einladung, Anmelde-Bestätigung, Wartelisten-Bestätigung, 2. Einladung, An alle Absagen (Absage-Bestätigung), Reminder und Follow-Up-Message. Mittels Gästeliste werden Ihre Versandlisten ab der ersten Einladung automatisch ermittelt und für den Versand aller weiteren Event E-Mails eingestellt.

So können Sie Ihre Events in eyepin erstellen und verwalten:

1 Klicken Sie in der Tool-Auswahl auf Event.

2 Klicken Sie auf + Hinzufügen um ein neues Event zu erstellen, zu speichern und im Anschluss zu Bearbeiten.

3 Titel: 

Der Titel des Events ist die prominenteste Textzeile Ihrer Event Website bzw. Anmeldeseite und dient dazu möglichst klar und in kurzen Worten den Inhalt Ihres Events zu erklären (mit allgemein üblichen Begriffen wie Weihnachtsfeier, Alumni-Treffen, Sommerfest o.ä. drücken Sie sich am deutlichsten aus). Der interne Titel erscheint nicht im Event und dient zur einfacheren Verwanltung Ihrer Event-Übersicht (es ist oft sinnvoll hier den Monat bzw. die Kalenderwoche des Events zu verwenden).

4 Kurzbeschreibung:

Der Teaser oder die Kurzbeschreibung wird gemäß der Enstellungen des Templates angezeigt und dient dazu Ihr Event kurz zu beschreiben und wichtige Informationen einzufügen. Mittels des WYSIWYG Editors ist es möglich Texte einzufügen und zu formatieren. Hierbei ist zu beachten, dass Texte aus Fremdprogrammen wie Microsoft Word o.ä. nur mittels der, im Editor vorgesehen Funktionstasten eingefügt werden können (das Einfügen mittels Tastenkombination oder Rechtsklick kann zu Darstellungsproblemen im Browser oder im Mail-Client führen).

Der Bereich direkt unter der Event-Kurzbeschreibung bieten eine Auswahl an Standard-Templates unter Layout Vorlage (hier können wir Ihre Custom-Templates ebenfalls hochladen und freischalten) und eine Sprach-Auswahl für Ihr Event. Die Marketing Suite unterstützt 17 europäische Sprachen, Deutsch und Englisch sind standardmäßig für alle Accounts freigeschaltet und sollten Sie weitere benötigen, kontaktieren Sie bitte das Support-Team (Spracheinstellungen beeinflussen die Standard-Texte für Event An- und Abmeldungen sowie die Berücksichtigung von Umlauten und Sonderzeichen). Sie können rechts ein Editorial-Bild einfügen und einen Click-through Link setzen, falls Sie ihr Event in einer Einladungs-E-Mail oder einem Newsletter als Artikel einfügen möchten.

Beim Status des Events haben Sie folgende Auswahl-Möglichkeiten: In Bearbeitung (Event-Website noch nicht sichtbar, Anmeldung noch nicht möglich), Save the date (Website zwar sichtbar aber Anmeldung noch nicht möglich), Anmeldung offen (Website und Anmeldeformular sichtbar und Anmeldung möglich), Anmeldung geschlossen (Website noch sichtbar aber Anmeldung nicht mehr möglich) und Archiv (abgelaufenes, inaktives Event).

Ganz rechts stehen Ihnen noch weitere Einstellungen zur Verfügung wie: ICS- Download (Kalendereintrag mitsenden), Social Media Sharing (müsste in Ihrem Template im Vorhinein aktiviert werden) und die Suchmaschinen Indizierung wo Sie den Titel, die Beschreibung und die Keywords Ihres Events zur besseren Sichtbarkeit im Web einfügen können.

Die URL (unpersonalisiert) ist ein Link den Sie dazu verwenden können das Event auf der eigenen Website zu verlinken.

Mit Termin legen Sie die Start- bzw. Endzeit Ihres Events mittels Kalenderauswahl fest und unter Ort können Sie den Veranstaltungsort festlegen.

Wenn Sie die Teilnehmer Anzahl nicht limitieren wollen, wählen Sie Ulimitiert, andernfalls können Sie eine max. Anzahl an möglichen Event-Teilnehmern definieren, indem Sie Limitiert auswählen und im freien Feld die max. Anzahl an möglichen Anmeldungen festlegen. Sie können hier auch die Wartelistenfunktion nutzen, indem Sie diese einfach aktiv schalten (sie erscheint in der Übersicht Ihrer Gästeliste).

Des Weiteren können Sie Ihren Event-Teilnehmern die Anmeldung von Begleitpersonen ermöglichen. Wählen Sie unter der Option Weitere Personen anmelden zwischen folgenden Anmeldemöglichkeiten: Begleitperson/en ohne Namensabfrage, Begleitperson inkl. Namensabfrage, Begleitperson/en mit eigenständger Registrierung.

Ganz oben rechts haben Sie noch die Möglichkeit mit Klick auf + Termin, Ihrem Event weitere Termine hinzuzufügen (dies ist vor allem bei Roadshows sehr nützlich).

Sobald Sie Ihr Event erstellt haben, können Sie oben, unter dem Reiter Website noch das Event-Anmeldeformular definieren, indem Sie die verfügbaren Elemente (Eingabe-Felder) von rechts nach links in die Maske hineinziehen, beliebig verschieben und mittels Lupe die Darstellung prüfen. Uter dem Reiter Mails, können Sie Ihre Event-E-Mails vordefinieren - die Versandliste der ersten Einladung wird nach dem Versand automatisch zur Gästeliste. Falls Sie noch weitere erste Einladugen versenden, werden diese automatisch zur Gästeliste hinzugefügt.